För långsiktiga mål behöver du en flerårig plan, för kortsiktiga mål - kvartalsvis och för nuvarande mål - månadsvis, veckovis, dagligen. Vad är egentligen viktigt när man planerar? Här är de 6 viktigaste stegen för effektiv planering.

Tidshanteringsspecialister råderplaneringaktuella frågor att göra det i veckans perspektiv, eftersom veckan ger ett bredare sammanhang till våra aktiviteter. Vad ska man tänka på när man organiserar uppgifter?

Tack vare tidstavlan kommer du att upptäcka att du inte behöver göra allt! Då kommer du att känna glädjen av att njuta av din fritid. Vår personliga och professionella framgång beror till stor del på hur vi organiserar vår tid. Vi väljer själva hur vi spenderar det, vi bär också konsekvenserna av dessa beslut. För att klara oss själva väl över tid, låt oss följa Stephen R. Coveys maxim: "Istället för att fokusera på att göra rätt sak, måste du fokusera din uppmärksamhet på att göra rätt sak." Våra beslut om tidsanvändning påverkas av två kriterier – brådska och betydelse. Vi lägger ofta vikt vid för många uppgifter. Men korrekt prioritering handlar om att inse vad som högst finns i vår värdehierarki, inte bara att reagera på akuta ärenden. Hur kan man skilja dem från varandra? Brådskande är ett kriterium relaterat till tid, betydelse för våra mål. Ett praktiskt verktyg som visar omfattningen av aktiviteter och hjälper till att identifiera vad som verkligen är viktigt ärtidsplan . Den viktigaste förutsättningen för effektiva åtgärder och planering är att fokusera på kvadrant II och samtidigt eliminera många aktiviteter från I och III, och ignorera det fjärde kvartalet

Viktig

Tidslinje: kvartal I

Den innehåller både viktiga och brådskande ärenden. Det är "krishantering" - aktiviteter av strategisk betydelse och brådskande ärenden. I det här kvartalet arbetar vi, använder vår kunskap för att reagera på många situationer och anta utmaningar. Vi kan inte försumma dessa frågor.

Tidslinje: kvartal II

Täcker viktiga men inte brådskande ärenden. Det är ett kvartal av "hög kvalitet" där vi klarar oss själva: vi gör långsiktiga planer, förutser problem och förebygger dem, utvecklar förmågor, förnyar oss, umgås med nära och kära. Ju mer tid vi spenderar under det här kvartalet, desto mer ökar detvår förmåga att agera. Att försumma aktiviteterna inom den vidgar kvadrant I, som så småningom förtär oss, orsakar stress och utbrändhet.

Tidslinje: kvadrant III

Det finns brådskande ärenden i den, men inte viktiga. Detta är en kvarts vanföreställning, eftersom surret kring det som är akut kan skapa en illusion av betydelse. I denna kvadrant utför vi handlingar som är aktuella, men viktiga för någon annan, vi uppfyller andras förväntningar och tänker att vi är i kvadrant I.

Tidslinje: kvadrant IV

Det här är inte brådskande och oviktiga frågor. Genom att minimera tiden som spenderas under det här kvartalet kommer vi att vinna tid för riktigt viktiga saker.

TIDTABEL
VIKTIGT

Brådskande

  • krissituationer;
  • brådskande ärenden;
  • uppgifter med datum för implementering, möte, förberedelser inför möten

Brådskande

  • förberedelse;
  • ange värdet;
  • planering;
  • relationsbyggande;
  • riktig rekreation;
  • anförtro ansvar.
OGILTIGT
  • vissa telefoner;
  • några brev, rapporter;
  • några möten;
  • närmaste brådskande ärenden;
  • massor av normala aktiviteter.
  • vardagsliv, regelbundna aktiviteter;
  • icke-bindande korrespondens;
  • vissa telefoner;
  • tidsslösare;
  • nöje;
  • tittar på TV för länge.

1. Effektiv planering: tänk på din vision och mission

När du börjar planera dina aktiviteter, tänk på vad som är viktigast i ditt liv. Tänk på din vision, vad du skulle vilja göra, reglerna som du följer (kompass!). Hur avlägset det än kan tyckas är det oerhört viktigt eftersom din övertygelse påverkar de mål du sätter upp för dig själv, de beslut du fattar och hur du spenderar din tid.

Omreflektion över ditt eget uppdrag är en väsentlig förutsättning för att agera enligt vad som är viktigt, eftersom det har ett starkt inflytande på genomförandet av resten av aktiviteterna som tilldelats kvartal II. Om ditt livscredo är personlig utveckling, att vara med din familj, att upptäcka värdet av livet eller social aktivitet, då genom att återvända till det då och då, kommer du att få de viktigaste sakerna inpräntade i ditt minne. Uppdraget kommer att skapa en ram inom vilken du kommer att fatta beslut i nästa stadier av planeringen.

2. Effektiv planering: definiera dina roller

Roller är symboler för plikter, relationer med människor, aktiviteter till gagn för samhället. Deras tydliga definition skaparen naturlig struktur som gör att vi kan hålla balansen. Rollerna du spelar är baserade på ditt uppdrag. Skriv upp dina roller på ett papper (t.ex. fru, mamma, student, chef, direktör, medlem i en idrottsklubb). Forskning visar att det är ineffektivt att förekomma i fler än sju, så försök att till exempel kombinera vissa funktioner. Att identifiera livsroller hjälper dig att se livet som en helhet - du kan se att det inte bara är arbete eller familj, utan alla tillsammans. När du beskriver dina roller kommer du att märka "viktiga men inte brådskande" ärenden (kvartal II) som vanligtvis ignoreras. Lägg utöver rollerna till "sågslipning" i veckoschemat. Det är energin som vi bör lägga på att fullända våra färdigheter i fyra grundläggande dimensioner av livet - fysisk, social, intellektuell och andlig. Absorberade i att "såga" (få resultat) glömmer vi att "slipa sågen" (behålla eller utveckla förmågan att uppnå resultat i framtiden). Om vi ​​till exempel inte idrottar (fysisk sfär), vi inte utvecklar kunskap (social sfär), vi inte följer den senaste utvecklingen i vår bransch (intellektuell sfär) eller vi inte vet vad som är viktigt för oss inom liv (andlig sfär) kan vi "avtrubba" genom obalans.

3. Effektiv planering: sätt upp mål för varje roll

Tänk på det viktigaste du kan göra i varje roll den här veckan för att uppnå positiva resultat. Vad är viktigt, t ex som fru, man, förälder, anställd? När du söker efter aktiviteter, använd en kompass, inte en klocka, och fokusera på det som är viktigt, inte brådskande. Det kan till exempel vara en dejt med en man, mer tid för ett barn, inhämtning av information om en snabbläsningskurs, meditation. Sätt upp dig själv ett eller två mål för varje roll.

4. Effektiv planering: lär dig fatta beslut

För att översätta målen för Quarter II till en handlingsplan måste du lära dig att fatta rätt beslut under veckan. Vi försöker ofta få tid till "viktiga" aktiviteter i kvartal I och III, som redan är fulla av aktiviteter. Vi kastar oss från ett fall till ett annat, anförtror det till någon annan, skjuter upp det i hopp om att hitta tid för det viktigaste. Men – som Stephen R. Covey skriver – "[…] poängen är inte att prioritera planer, utan att planera prioriteringar." Föreställ dig en bred burk där du lägger stora stenar. Även om burken är fylld med stenar är den inte full, man kan strö grus i springorna. Men sanningen är att burken fortfarande inte är full - du kan lägga till sand och till sist tillsätta lite mer vatten. Våra mål i kvartal II är "stora stenar". Om vi ​​först tar itu med andra saker - vatten,sand och grus, och sedan vill vi lägga in stora stenar i planen, kommer våra försök att visa sig meningslösa. Men om vi vet vilka saker som är stora stenar och sätter dem före alla andra, kommer vi att se hur mycket vi kan åstadkomma och hur mycket vatten, sand och grus det finns i de tomma utrymmena. Vi kommer att uppnå det vi anser är viktigt, och samtidigt kommer vi att "justera" andra aktiviteter därefter.

5. Effektiv planering: organisera varje dag

Dina dagliga uppgifter är att göra de viktigaste sakerna först, trots oväntade omständigheter och dagens utmaningar. Ibland kommer du att lyckas implementera en plan, andra gånger måste den ändras, men när du fattar beslut, lita på indikationerna från din interna kompass. För att sätta det viktigaste först, på morgonen:

FÖRESTÄLL DAGENS LÖP- granska veckoschemat, hitta din position, se denna dag i 7 dagars sammanhang. Detta hjälper dig att reagera på lämpligt sätt på oväntade situationer.

SÄTT PRIORITETER- markera dina handlingar med symbolerna för kvartal I och II - tack vare detta kommer du att vara säker på att frågor från kvartal III inte passar in i ditt schema. Om ytterligare prioritering är nödvändig, markera aktiviteterna för kvartal I och II mer detaljerat (t.ex. med en cirkel).

DEFINIERA UPPgiftSTID OCH TID- separera de som kan utföras när som helst på dygnet. Skriv också ner tidsgränser för specifika aktiviteter.

6. Effektiv planering: utvärdera din effektivitet

Tänk i slutet av veckan på vilka mål du uppnådde, vilka utmaningar du ställdes inför, vilka beslut du skulle fatta, och om du gjorde ett val, kom de viktigaste sakerna först. Veckosammanfattning hjälper dig att undvika att upprepa samma misstag, det låter dig vara mer effektiv under de följande veckorna.

månatliga "Zdrowie"

Kategori:

Psykologi